制作报价单应该注意的6个细节问题
制作报价单有一些需要注意的细节,虽然这些细节不能完全决定订单成交与否,但确实能对其产生影响。我们在制作报价单的时候考虑得越周全,越能提高成功的概率。
一、对客户的尊重
在报价单抬头前面加上“To 客户姓名”,表明这个报价单是专门为这个客户而做的,体现我们对客户的尊重。
二、回应客户的问题
如果客户在询盘中告知了具体需求,那么报价单除了以上基本内容外还要加上客户的特殊需求或关注点,重要的地方可以用其他颜色标注。能在报价单中的内容最好写在报价单中,而不是放在邮件正文,这样可以增加报价单的可读性。
三、注意内容排版
尽可能地使报价单看上去美观,避免使用太多颜色和字体,分段要清晰配图的大小要一致。
四、注意报价单的格式
报价单通常使用 Excel 表格制作,但我们在发送给客户的时候应该将其转换成PDF格式,防止客户因使用的软件跟我们不一样而打不开报价单的情况发生。PDF格式的文件无法修改,但有时候,为了方便跟客户沟通,我们可以准备两份报价单,一份PDF格式的,作为权威的商业文件;一份Excel格式的,方便客户标注需求。
价格条款和付款条件等重要信息皆以PDF文件为准,Excel格式的报价单只作为沟通载体,方便与客户对接。
五、报价单没有模板
报价单的制作风格因人而异,只要含有报价单应该含有的基本内容即是合格的报价单。报价单没有固定模式,因此没有模板可循。我们有时候可以把自己的想法加进去。
例如,曾经有一个业务员,在越南地震的时候,在发给越南客户的报价单中加了一张图片,图片是越南的国旗,图片上附了一越南语,大概意思是“不惧灾难,越南加油!”不久,这个业务员就收到了个越南客户的订单,原因是那张图片让客户印象深刻而且非常感动。所以用心制作的报价单就是好的报价单。
六、最好提供英文报价单
很多人因为考虑到客户英语不好,所以会在报价单上添加客户本国语的翻译。如果我们的小语种能力不错,能够用它准确表达报价单的内容、那么加上客户本国语言的翻译是可以给自已加分的,但如果我们不能够准确使用该国语言进行表达,要借助其他的翻译工具,那么我们就不需要多此一举了,只需要提供英语的报价单就好了。
原因是,盲目添加自己不熟悉的语言不仅会让报价单显得有些乱,而且还有可能会引起误解,翻译软件的专业程度不一。在通常情况下,客户即使英文不好也能看得懂英文报价单,英文报价单大多是专业术语,客户是可以看明白的,所以我们没必要太过担心。