在外贸成交链路中，样品是连接询价与订单的关键桥梁。然而，多数外贸人常陷入寄样后无下文的困境 —— 反复追问“样品收到没？觉得怎么样？”不仅难以获得有效反馈，更可能引发客户抵触。

实际上，样品跟进的核心在于时机精准、逻辑清晰、价值导向，而非盲目催问。以下为经过实践验证的5阶段高效跟进体系，附可直接复用的话术模板。

一、样品跟进的3个核心原则

在启动跟进前，需明确底层逻辑，避免陷入沟通误区：

低门槛沟通：每轮跟进仅聚焦1个核心问题（如 “是否签收”“有无初步反馈”），减少客户决策与回复成本；

价值传递优先：用 “反馈助于优化方案”“附同类案例参考” 等替代单纯催问，让客户感知跟进的必要性；

节奏可控：根据客户决策周期设置间隔（3-5天、1周、2-3周），避免频繁打扰或长期失联。

二、分阶段跟进指南

1，初步跟进：物流待签收/刚签收时（寄样后3-5天）

跟进时机

物流系统显示“待签收”或“已签收”后1-2个工作日内，优先确认交付状态。

核心逻辑

先核实物流环节是否存在问题，避免后续追问未收到的被动；

以初步想法替代详细评价，降低客户回复门槛；

传递重视反馈以优化服务”的态度，为后续沟通铺垫。

邮件模板

Subject: Follow-Up on Sample Delivery

英文正文：

Dear Michael,

I’m writing to follow up on the sample we dispatched earlier—could you kindly confirm if it has been received? Additionally, any initial thoughts on it would be greatly appreciated.

Your feedback will help us tailor our services to better meet your needs.

Looking forward to your reply.

Best regards,

Irene

中文对照：

尊敬的迈克尔：

特此跟进我方此前寄出的样品，烦请确认是否已签收？如您有任何初步想法，也欢迎随时告知。

您的反馈将帮助我们调整服务，更精准地匹配您的需求。

期待您的回复。

此致，

艾琳

2，进度跟进：初步跟进后1周未回复

跟进时机

首次跟进发出后7天左右，客户未给予任何反馈时启动。

核心逻辑

间隔1周留足客户评估时间，体现对其工作节奏的尊重；

提及上封邮件帮客户快速回忆上下文，避免信息断层；

以理解忙碌拉近距离，同时强调反馈价值与答疑支持，扫清客户回复障碍。

邮件模板

Subject: Follow-Up on Sample Feedback

英文正文：

Dear Michael,

I’m following up on my email last week regarding the sample delivery. I fully understand you may be occupied with other priorities, but any feedback you can provide would be highly valuable to us.

Should you have questions or need additional information to evaluate the sample, please don’t hesitate to reach out—I’m available to assist promptly.

Thank you for your time and attention.

Best regards,

Irene

中文对照：

尊敬的迈克尔：

特此跟进上周关于样品交付的邮件。我充分理解您可能事务繁忙，但您的任何反馈对我们而言都极具价值。

若您在评估样品过程中有疑问，或需要补充资料，欢迎随时与我联系 —— 我将第一时间提供协助。

感谢您的时间与关注。

此致，

艾琳

3，问题响应：客户反馈样品存在问题时

跟进时机

收到客户负面反馈后24小时内，需快速响应。

核心逻辑

先感谢反馈+致歉，安抚客户情绪，避免矛盾升级；

明确告知团队已介入分析，体现重视与行动力；

给出具体时间节点（如3个工作日内），让客户有明确的等待预期，增强信任感。

邮件模板

Subject: Response to Your Sample Feedback

英文正文：

Dear Michael,

Thank you for your candid feedback on the sample. I sincerely apologize for the issues you encountered—this is not the standard we strive for.

Regarding the [specific issue] you mentioned, our technical team has launched an immediate investigation. The preliminary analysis suggests [brief reason explanation].

We are finalizing a solution and will share detailed improvements, along with a revised sample plan, within [3 working days].

Thank you again for your patience and trust.

Best regards,

Irene

中文对照：

尊敬的迈克尔：

感谢您对样品的坦诚反馈。对于您遇到的 [具体问题]，我深表歉意 —— 这并非我们追求的服务标准。

针对您提及的问题，我方技术团队已立即开展调查，初步分析原因可能为 [简要原因说明]。

目前我们正在敲定解决方案，将在 [3个工作日] 内同步详细改进措施及修订后的样品计划。

再次感谢您的耐心与信任。

此致，

艾琳

4，订单推进：客户反馈样品满意时

跟进时机

收到客户正面反馈后48小时内，趁热打铁衔接订单环节。

核心逻辑

借满意反馈的契机，自然过渡至正式订单，避免沟通断层；

以 “订单数量、交货周期” 等具体问题引导客户明确需求，而非模糊询问是否下单；

强调定制化方案，体现以客户需求为核心的服务理念。

邮件模板

Subject: Next Steps After Your Positive Sample Feedback

英文正文：

Dear Michael,

Thank you for your positive feedback on the sample—I’m delighted it meets your expectations.

To move forward with the formal order, could you share your plans or questions regarding details such as order quantity, delivery timeline, or customization requirements?

Our team is ready to discuss and finalize a plan tailored to your needs, ensuring a smooth cooperation process.

We look forward to partnering with you.

Best regards,

Irene

中文对照：

尊敬的迈克尔：

感谢您对样品的正面反馈 —— 很高兴它符合您的预期。

为推进正式订单，烦请您分享关于订单数量、交货周期、定制需求等细节的计划或疑问？

我方团队已准备就绪，可通过沟通敲定贴合您需求的方案，保障合作顺利推进。

期待与您携手。

此致，

艾琳

5，深度跟进：长时间未获明确回复时（上次跟进后2-3周）

跟进时机

进度跟进发出后14-21天，客户仍未给出明确反馈时启动。

核心逻辑

延长间隔至2-3周，避免频繁打扰引发反感；

用开放式提问（“是否有细节需沟通”“是否遇问题”）探查真实顾虑，而非施压；

附出货单据+同类客户反馈强化产品可信度，以首单优惠创造决策动力。

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Subject: Update on Your Sample Evaluation

英文正文：

Dear Michael,

It has been several weeks since the sample was delivered, and I wanted to check in on your evaluation progress.

Are there any details that require further discussion, or have you encountered challenges during the assessment? Your thoughts will help us adjust our approach to better support you.

For your reference, I’ve attached our shipping documents and feedback from similar clients in your region. Additionally, we’re pleased to offer a [10% discount] on your first order as a partnership incentive.

Looking forward to your update.

Best regards,

Irene

中文对照：

尊敬的迈克尔：

样品交付至今已数周，特此跟进您的评估进展。

是否有细节需进一步沟通，或在评估过程中遇到了困难？您的想法将帮助我们调整方向，更好地为您提供支持。

附件为我方出货单据及您所在区域同类客户的反馈，供您参考。此外，为促成合作，我们愿意为您的首单提供 [10%折扣] 优惠。

期待您的回复。

此致，

艾琳

三、推荐工具

仅靠人工跟进样品寄出后的客户，逐一对接发送跟踪邮件，不仅耗时耗力，还容易因人工疏忽遗漏关键节点，效率明显低下。

推荐用网易外贸通，可针对性解决样品寄出后的跟踪难题，实现邮件多轮自动跟进。

业务员仅需几分钟完成设置：选定收件人（已寄样客户）、填写邮件核心内容（如物流进度、使用注意事项等），系统便会依据样品运输周期与客户回复情况，在适当时机自动向未回复客户发起多轮跟踪邮件，无需人工反复提醒。

1，设置任务信息：编辑多轮营销邮件，并预设对应跟进时间

2，设置任务信息：填写发信邮箱、回复邮箱、发件人昵称等发信基础信息，配置单日发送上限、发送时间、发送优先级及过滤规则等发信规则。所有已设置信息后续均可再次编辑修改。

3，设置联系人信息：可手动添加已寄出样品的联系人，系统将自动将其纳入跟踪任务队列。