如何利用电子邮件高效跟进外贸买家

在外贸业务中，电子邮件是与买家沟通的主要工具之一。然而，如何高效地利用电子邮件跟进买家，避免被淹没在信息的海洋中，是每个外贸从业者必须掌握的技能。本文将通过具体的实例和方法，帮助你提高电子邮件跟进的效率和效果。

1. 分辨买家的网上查询

在收到买家的查询时，首先要学会分辨哪些是真盘，哪些是假盘。一个有效的辨伪程序可以帮助你避免浪费时间在无价值的询盘上。通常，从买家查询的内容中可以判断出哪些是实盘，哪些是虚盘。重点处理那些针对性强、明确表达需求的询盘，而对于那些过于空泛的询盘，要敢于果断舍弃。

例如，如果一个买家详细询问了某款产品的规格、价格和交货时间，这通常是一个实盘。而如果只是简单地问了一下产品的价格，可能只是市场调查的一部分。

2. 电子邮件回复要简单

在回复买家的电子邮件时，语言要简洁明了，不要啰嗦。很多国外商人的耐心有限，浪费他们的时间等于失去商机。关键在于能否准确把握买家的真正意图，提供最有针对性的答复。

例如，如果买家询问某款产品的价格和交货时间，你的回复可以是：“感谢您的询问。我们这款产品的价格是XX美元，交货时间为XX天。请问您还有其他需求吗？”

3. 电子邮件内容要可信

简单并不意味着省略基本的礼仪。在电子邮件的末尾，一定要附上详细的联系方式，包括姓名、职位、公司名、电话、传真、E-mail地址、网址和公司地址等信息，给对方一个正规的印象。

例如：“此致，敬礼。张三，销售经理，XX公司，电话：123456789，传真：987654321，邮箱：zhangsan@xx.com，网址：www.xx.com，地址：XX市XX区XX路XX号。”

4. 电子邮件表达要恰当

恰当的表达不仅包含简洁和礼貌，还需要专业性。买家希望与精通产品的人打交道，如果在回复中错误百出，买家会认为你不专业，可能就此失去兴趣。

(1) 提供详细的产品信息

在回复中详细注明产品的规格、包装方式、功用和报价等数据。例如：“这款产品的规格是XX，包装方式为XX，主要功用是XX，报价为XX美元。”

(2) 利用图片传递信息

充分利用电子邮件传递图片的优势，可以更直观地说明问题，同时降低沟通成本。例如，可以在邮件中附上产品的高清图片和使用说明。

(3) 检查拼写和语法

发出邮件之前，仔细检查拼写和语法错误，尽量减少可能给买家带来的不良印象。

(4) 报价要斟酌

报价时要根据客户所在的国家和地区进行细分，不要留下太大的压价余地。例如，欧美客户和南美、中东客户对产品档次的要求不同，报价也应有所区别。

5. 电子邮件回复要快速

买家希望尽快得到回复，特别是在互联网时代，快速回复是高效沟通的关键。如果对客户的查询回复太迟，不仅会失去商机，还会让对方对你的效率和能力产生怀疑。

例如，即使不能立即回复，也应该在内部商议后给予明确答复：“感谢您的询问，我们正在内部商议相关事宜，会尽快回复您。”

6. 不断细致跟踪客户

很多外贸从业者在没有立即成交的情况下，往往会失去信心，不再重视收到的查询。这是非常狭隘的做法。换位思考，买家第一次接触一个新的供货商时，通常不会立即下订单。因此，持续跟踪客户非常重要。

(1) 定期发送新产品信息

定期向客户发送新产品信息，可以保持客户的兴趣。例如：“您好，我们最近推出了一款新产品，详情请见附件。”

(2) 节假日发送问候

在节假日向客户发送问候和节日卡片，可以增进感情。例如：“祝您圣诞快乐，期待与您的进一步合作。”