今天为大家总结了7个外贸实用的邮件写作技巧,再也不用为了写邮件绞尽脑汁无从下手了!有需要的外贸新手们赶紧收藏学习起来!
一、邮件主题简洁吸睛
邮件的主题是一封邮件的门面,是要让收件人快速了解我们想要传递的信息。站在我们客户的视角,每天早上打开邮箱,几十甚至几百封未读邮件,其中有外部邮件还有内部邮件,尤其是采购和管理的邮箱更是爆满。所以,一封开发信能被客户打开阅读是一件非常不容易的事情,但是只有客户看到了我们的邮件我们才能继续开展业务。
所以,发开发信难不难?难!那还要不要做?必须做!
那自然邮件的主题就是成功的第一步了,我们的主题必须简洁、有重点、有价值,下面整理了几个例子,大家可以自己看一下:
The new +产品名+ with ** technology (突出新产品新技术)
产品名 – the next hottest product in UK(突出市场热卖)
Thanksgiving Promotion of 产品名 – Only US$19.99 (突出限时折扣与性价比)
产品名 Launching – Buy 10 get 1 free(突出新品首发优惠)
客户名 & 公司名 Meeting Minus on Nov. 23, 2023(突出邮件来源和内容)
二、 邮件内容要简短易懂
写邮件不是写论文,不需要长篇大论和专业术语,会显得很冗长还会被曲解。所以要尽量简短的表述,并且要表示的清晰,最好配上图文。
三、收件人是谁?邮件用词该正式还是生活化?
外贸销售面对的客户是来自全世界的,并且性格迥异。有的地区的客户很注重宗教礼仪、有的有一些特殊的风俗喜好、有的性格细心、有的自带幽默细胞...
面对不同的客户,我们的交情也不一样,我们要注意用词的尺度。
Informal – Thanks for emailing me on 15th February.
Formal – Thank you for your email dated 15th February.
谢谢你2月15日的来信
Informal – Sorry, I can’t make it.
Formal – I am afraid I will not be able to attend.
不好意思,我可能无法参与。
Informal – Can you…?
Formal – I was wondering if you could….?
我想问你是否可以...
一般情况下,在开拓客户时,尽量用正式用词于写邮件。跟客户熟悉了解对方性格后,可适当调整为生活化用词。比如‘Don’t forget’, ‘Catch you later’, ‘Cheers’。
四、注意大小写,标点,拼写和语法
我们在写邮件的时候一定要注意细节,无论是标点错误,拼写错误,还是语法错误,都有可能造成内容表达错误。
五、邮件表达该直接还是委婉?
表达方式不恰当会造成非常严重的后果,尤其是在邮件这个看不出来语气的场合里。所以我们在写邮件的时候,要想着对方是谁?我们的问题是什么?我们想知道什么?
比如:
Direct – I need this in half an hour.Indirect – Would it be possible to have this in half an hour?
Direct – There will be a delayIndirect – I’m afraid there may be a slight delay.
Direct – It’s a bad ideaIndirect – To be honest, I’m not sure if that would be a good idea.
想好你想要得到什么答案,通过措辞引导客户说出你想要的答案。
六、邮件用词要积极乐观
你说出的每一个字都能表明你的态度,所以我们尽量多用乐观和积极的词。
积极用词:helpful, good question, agreed, together, useful, I will do my best, mutual, opportunity.
消极用词:busy, crisis, failure, forget it, I can’t, it’s impossible, waste, hard.
七、学无止境,虚心请教
做错事情不可怕,可怕的是发现了问题还不去改正。所以我们可以在写完邮件之后给领导或者同事一起看看,看是否有什么问题。
同时,我们也要多去积累一些优质邮件内容,提高自己的英语技能。