今天为大家总结了7个外贸实用的邮件写作技巧，再也不用为了写邮件绞尽脑汁无从下手了！有需要的外贸新手们赶紧收藏学习起来！

一、邮件主题简洁吸睛

邮件的主题是一封邮件的门面，是要让收件人快速了解我们想要传递的信息。站在我们客户的视角，每天早上打开邮箱，几十甚至几百封未读邮件，其中有外部邮件还有内部邮件，尤其是采购和管理的邮箱更是爆满。所以，一封开发信能被客户打开阅读是一件非常不容易的事情，但是只有客户看到了我们的邮件我们才能继续开展业务。

所以，发开发信难不难？难！那还要不要做？必须做！

那自然邮件的主题就是成功的第一步了，我们的主题必须简洁、有重点、有价值，下面整理了几个例子，大家可以自己看一下：

The new +产品名+ with ** technology (突出新产品新技术)

产品名 – the next hottest product in UK（突出市场热卖）

Thanksgiving Promotion of 产品名 – Only US$19.99 （突出限时折扣与性价比）

产品名 Launching – Buy 10 get 1 free（突出新品首发优惠）

客户名 & 公司名 Meeting Minus on Nov. 23, 2023（突出邮件来源和内容）

二、 邮件内容要简短易懂

写邮件不是写论文，不需要长篇大论和专业术语，会显得很冗长还会被曲解。所以要尽量简短的表述，并且要表示的清晰，最好配上图文。

三、收件人是谁？邮件用词该正式还是生活化？

外贸销售面对的客户是来自全世界的，并且性格迥异。有的地区的客户很注重宗教礼仪、有的有一些特殊的风俗喜好、有的性格细心、有的自带幽默细胞...

面对不同的客户，我们的交情也不一样，我们要注意用词的尺度。

Informal – Thanks for emailing me on 15th February.

Formal – Thank you for your email dated 15th February.

谢谢你2月15日的来信

Informal – Sorry, I can’t make it.

Formal – I am afraid I will not be able to attend.

不好意思，我可能无法参与。

Informal – Can you…?

Formal – I was wondering if you could….?

我想问你是否可以...

一般情况下，在开拓客户时，尽量用正式用词于写邮件。跟客户熟悉了解对方性格后，可适当调整为生活化用词。比如‘Don’t forget’, ‘Catch you later’, ‘Cheers’。

四、注意大小写，标点，拼写和语法

我们在写邮件的时候一定要注意细节，无论是标点错误，拼写错误，还是语法错误，都有可能造成内容表达错误。

五、邮件表达该直接还是委婉？

表达方式不恰当会造成非常严重的后果，尤其是在邮件这个看不出来语气的场合里。所以我们在写邮件的时候，要想着对方是谁？我们的问题是什么？我们想知道什么？

比如：

Direct – I need this in half an hour.Indirect – Would it be possible to have this in half an hour?

Direct – There will be a delayIndirect – I’m afraid there may be a slight delay.

Direct – It’s a bad ideaIndirect – To be honest, I’m not sure if that would be a good idea.

想好你想要得到什么答案，通过措辞引导客户说出你想要的答案。

六、邮件用词要积极乐观

你说出的每一个字都能表明你的态度，所以我们尽量多用乐观和积极的词。

积极用词：helpful, good question, agreed, together, useful, I will do my best, mutual, opportunity.

消极用词：busy, crisis, failure, forget it, I can’t, it’s impossible, waste, hard.

七、学无止境，虚心请教

做错事情不可怕，可怕的是发现了问题还不去改正。所以我们可以在写完邮件之后给领导或者同事一起看看，看是否有什么问题。

同时，我们也要多去积累一些优质邮件内容，提高自己的英语技能。