国际商务信函英文写作教程

国际商贸信函较私人社交信和一般公事信复杂，一封完整的英文商贸信函可以包括 13 个部分:

1、信头(The Letter Head)；

2、案号和日期(The Reference and Date)；

3、封内地址(The Inside Address)；

4、经办者行(The Attention Line)；

5、称呼(The Salutation)；

6、事由行(The Subject Line)；

7、信的正文(The Body of Letter)；

8、结束礼词(The Complimentary Close)；

9、签名(The Signature)；

10、拟稿人和打字员姓名首写字母(Initials)；

11、附件(Enclosure)；

12、抄送(Carbon Copy Notation)；

13、附言(Postscript)

在这十三项中，有些项目，如 4、10、11、12、13 项在相互传递信息时，如无必要，可以省略；其他项目，在正式交往的商业书信中是不能省略的。

一、格式

国际商贸信函是从事国际商务活动的重要联系工具，在打字、书写时应遵循国际上 往来信函的通用格式，不可按自己的习惯任意为之。现在国际商业书信通用的排列 格式主要有三种:齐列式(The Block Style)、缩行式(The Indented Style)、混合式(The Modified Block Style)。

1、齐列式。除信笺上部已印好的信头外，凡用打字机打出的部分均自 信笺的左线边缘向右打出，各行左缘起始处完全排齐，因而称为齐列式，采取这种格式既便于打字，又整齐美观，是现今最通用、最流行的英文书信格式。

2、缩行式。用缩行式排列的信函，其主要特点是:日期排在信笺的右上方；封内地址，按昔日习惯，下一行要比上一行往右缩进 2~3 个字母，但现代书信也常按齐列式 沿左线边缘排齐；信的正文，每段开头大约向后缩进 3~5 个字母，一般与称呼行 Dear 后称呼排齐。

3、混合式。混合式兼有齐列式和缩行式的特点，大部分项目按齐列式 格式排列，但日期和结束礼词的排列同于缩行式，即日期可置于信笺右上方，结束礼词放在正文下的右边或居中，事由行多与左线边缘排齐，但也可居中。

二、信封的写法

在寄往国外信函的信封上，书写收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的位置，都不同于国内信封的写法，其主要特点是：

1、寄信人姓名、地址写在信封的 左上角，商贸机构所用的信封，通常已在左上角印好寄信人地址；

2、收信人姓名地 址写在信封中央偏下位置，现在的流行写法，除缩略语外，已不用标点符号；

3、邮票贴在信封右上角，现国外来函大多已在右上角印妥邮资；

4、寄信人和收信人姓名、 地址现多用齐列式，也可用缩行式。其排列顺序与汉语相反，先写姓名，后写地址， 写地址应由小至大，即先写机构名称，依次写门牌、街道城市名、州(省)名及邮 区代号，最后写国名；

5、关于信件类别，投递方式及其他事项说明，写在信封左边寄信人地址下，或写 在 左 下 角 。 如 怀 疑 信 件 能 否 送 交 收 件 人 ， 可 在 信 封 最 下 缘 标 明 “ IFUNDELIVERED PLEASE RETURN TO…”, 意为“无法投递，请退交……”